رتبه‌بندی عملکرد HSE پیمانکاران و تأمین‌کنندگان؛ از امتیاز کاغذی تا تصمیم واقعی

مقدمه کوتاه

پیمانکاران و تأمین‌کنندگان در بسیاری از فعالیت‌های شرکت گاز مستقیماً در معرض ریسک‌های عملیاتی قرار دارند. حفاری شبکه، تعمیرات، فعالیت‌های عمرانی، نگهداری تجهیزات، حمل‌ونقل، فعالیت در CGS و TBS و کار در انبار ادورانت نمونه‌هایی از این فعالیت‌ها هستند.

بنابراین تدارکات و HSE نباید فقط به این سؤال پاسخ دهند که «آیا پیمانکار مدارک HSE دارد؟» بلکه باید بدانند:

• پیمانکار در میدان چگونه کار می‌کند؟
• آیا کنترل‌های ریسک را واقعاً اجرا می‌کند؟
• با یافته‌های HSE چگونه برخورد می‌کند؟
• آیا کارکنانش آموزش و صلاحیت لازم را دارند؟
• آیا در برابر شرایط ناایمن، کار را متوقف می‌کند؟
• آیا مشکلات تکراری خود را اصلاح کرده است؟

رتبه‌بندی مناسب باید این اطلاعات را به یک تصمیم قابل استفاده برای مدیریت قرارداد و تدارکات تبدیل کند.

سناریوی واقعی

فرض کنید دو پیمانکار برای یک پروژه تعمیر و توسعه شبکه توزیع گاز در حال ارزیابی هستند.

پیمانکار الف:

• حادثه ثبت‌شده مهمی ندارد.
• مدارک آموزشی کارکنان کامل است.
• فرم‌های ارزیابی ریسک تکمیل شده‌اند.
• اما در چند بازرسی، استفاده ناقص از تجهیزات حفاظت فردی مشاهده شده است.
• چند اقدام اصلاحی با تأخیر طولانی بسته شده‌اند.
• در یک مورد، کار قبل از تکمیل یکی از کنترل‌های تعیین‌شده آغاز شده است.

پیمانکار ب:

• یک مورد شبه‌حادثه را به‌صورت داوطلبانه گزارش کرده است.
• پس از شناسایی مشکل، کار را متوقف کرده و علت را بررسی کرده است.
• اقدامات اصلاحی معمولاً در مهلت تعیین‌شده انجام شده‌اند.
• در بازرسی‌های میدانی، کنترل‌های اصلی کار رعایت شده‌اند.
• سرپرستان پیمانکار در جلسات پیش از کار، ریسک‌های فعالیت را با کارکنان مرور می‌کنند.

اگر رتبه‌بندی فقط بر اساس تعداد حوادث انجام شود، ممکن است هر دو پیمانکار امتیاز تقریباً یکسانی بگیرند.

اما اگر عملکرد واقعی HSE بررسی شود، تفاوت آن‌ها مشخص خواهد شد.

خطرات اصلی

۱. انتخاب پیمانکار صرفاً بر اساس قیمت

اگر عملکرد HSE در تصمیم‌های تدارکاتی وزن مناسبی نداشته باشد، ممکن است پیمانکاری انتخاب شود که قیمت پایین‌تری دارد اما توان کنترل ریسک فعالیت را ندارد.

۲. رتبه‌بندی بر اساس تعداد حوادث

پایین بودن تعداد حوادث به‌تنهایی نشان‌دهنده عملکرد خوب نیست. گزارش نشدن شبه‌حادثه‌ها و شرایط ناایمن می‌تواند باعث شود آمار ظاهراً مطلوب باشد اما ریسک واقعی بالا بماند.

۳. امتیازدهی به مدارک به جای عملکرد

داشتن گواهینامه، پرونده آموزشی یا فرم‌های تکمیل‌شده ضروری است، اما جای مشاهده رفتار واقعی در محل کار را نمی‌گیرد.

۴. رتبه‌بندی یکسان برای همه فعالیت‌ها

ریسک پیمانکار حفاری شبکه با پیمانکار خدمات اداری یا تأمین‌کننده تجهیزات یکسان نیست. معیارهای ارزیابی باید با نوع فعالیت و سطح ریسک متناسب باشند.

۵. پنهان شدن ضعف پیمانکار در میانگین امتیاز

ممکن است پیمانکار میانگین امتیاز خوبی داشته باشد، اما در یک موضوع حیاتی مانند کار گرم، حفاری نزدیک خط گاز یا واکنش اضطراری عملکرد ضعیفی داشته باشد. میانگین نباید ضعف‌های بحرانی را پنهان کند.

۶. نبود ارتباط بین رتبه HSE و مدیریت قرارداد

اگر رتبه‌بندی هیچ تأثیری بر تصمیم‌های واقعی مانند ادامه همکاری، برنامه بهبود، افزایش نظارت یا انتخاب پیمانکار نداشته باشد، تبدیل به یک گزارش تشریفاتی می‌شود.

خطاهای رایج

• امتیازدهی صرفاً بر اساس مدارک: پرونده کامل الزاماً به معنی کار ایمن نیست.
• تنبیه پیمانکاری که حادثه را گزارش می‌کند: این کار می‌تواند انگیزه گزارش‌دهی را کاهش دهد.
• امتیاز دادن به «صفر حادثه» بدون بررسی کیفیت گزارش‌دهی: نبود گزارش می‌تواند نشانه ضعف گزارش‌دهی باشد.
• استفاده از یک وزن ثابت برای همه شاخص‌ها: همه شاخص‌ها از نظر اهمیت و ریسک یکسان نیستند.
• نادیده گرفتن یافته‌های میدانی: رفتار واقعی باید سهم مشخصی در رتبه‌بندی داشته باشد.
• تغییر امتیاز بر اساس نظر شخصی ارزیاب: معیارها باید از قبل مشخص و تا حد امکان قابل اندازه‌گیری باشند.
• مقایسه پیمانکاران با فعالیت‌های کاملاً متفاوت: مقایسه باید هم‌سطح و متناسب با نوع فعالیت باشد.
• رتبه‌بندی بدون بازخورد: پیمانکار باید بداند ضعف او چیست و برای اصلاح آن چه انتظاری وجود دارد.
• بستن پرونده بعد از اعلام رتبه: رتبه‌بندی باید به چرخه بهبود عملکرد متصل باشد.

رفتار درست و اقدام عملی

مرحله اول: هدف رتبه‌بندی را مشخص کنید.

قبل از تعیین شاخص‌ها باید مشخص شود رتبه‌بندی برای چه تصمیمی استفاده خواهد شد:

• انتخاب پیمانکار جدید
• پایش پیمانکاران فعال
• تعیین سطح نظارت HSE
• شناسایی پیمانکاران نیازمند برنامه بهبود
• تصمیم‌گیری درباره ادامه یا عدم ادامه همکاری
• تشویق پیمانکاران دارای عملکرد مطلوب

مرحله دوم: شاخص‌ها را ترکیبی انتخاب کنید.

یک مدل کاربردی می‌تواند ترکیبی از شاخص‌های پیش‌نگر و پس‌نگر باشد.

برای نمونه:

مرحله سوم: برای فعالیت‌های پرریسک وزن بیشتری در نظر بگیرید.

برای مثال در پیمانکار حفاری شبکه، موارد زیر می‌توانند اهمیت بیشتری داشته باشند:

• کنترل‌های قبل از حفاری
• شناسایی خطوط موجود
• رعایت الزامات مجوز و روش کار
• کنترل تردد و محدوده عملیات
• رفتار سرپرست در شرایط ناایمن
• گزارش‌دهی آسیب یا نزدیک شدن به خط گاز

در مقابل، برای پیمانکار فعال در CGS یا TBS ممکن است کنترل‌های مرتبط با محدوده عملیاتی، مجوز کار، گازسنجی، ایزولاسیون و واکنش اضطراری وزن بیشتری داشته باشند.

مرحله چهارم: عملکرد میدانی را وارد رتبه‌بندی کنید.

بازدید میدانی باید مشخص کند آیا آنچه پیمانکار در مدارک نوشته، واقعاً در محل اجرا می‌شود یا خیر.

برای مثال، اگر پیمانکار اعلام کرده است که کارکنان قبل از شروع کار جلسه پیش از کار برگزار می‌کنند، در بازدید باید مشاهده شود:

• آیا جلسه واقعاً برگزار می‌شود؟
• آیا موضوعات مطرح‌شده با کار واقعی مرتبط هستند؟
• آیا کارکنان در بحث مشارکت دارند؟
• آیا خطرات تغییرکرده در محل بررسی می‌شوند؟

مرحله پنجم: کیفیت اقدامات اصلاحی را بسنجید.

فقط «بسته شدن» یک اقدام اصلاحی نباید امتیاز کامل بگیرد.

فرض کنید در یک CGS، نقصی در مسیر دسترسی به تجهیزات اضطراری ثبت شده است. پیمانکار فقط یک عکس از محل مرتب‌شده ارسال می‌کند. اگر مشکل دوباره در بازدید بعدی دیده شود، اقدام اصلاحی اثربخش نبوده است.

مرحله ششم: گزارش‌دهی را درست تفسیر کنید.

تعداد بیشتر گزارش‌های شرایط ناایمن یا شبه‌حادثه همیشه به معنی عملکرد ضعیف‌تر نیست. در برخی موارد، افزایش گزارش‌دهی می‌تواند نشانه مشارکت و اعتماد بیشتر کارکنان باشد.

به همین دلیل باید کیفیت گزارش، اقدام انجام‌شده و روند تکرار شرایط بررسی شود.

مرحله هفتم: رتبه‌بندی را به سطح نظارت متصل کنید.

همه پیمانکاران الزاماً به یک سطح نظارت نیاز ندارند.

• عملکرد مطلوب: نظارت متناسب با ریسک و حفظ پایش دوره‌ای
• عملکرد متوسط: برنامه بهبود و افزایش پایش در نقاط ضعف
• عملکرد ضعیف: اقدام اصلاحی رسمی، نظارت نزدیک‌تر و بازنگری صلاحیت پیمانکار
• ضعف بحرانی: بررسی فوری ادامه فعالیت مطابق فرآیندهای قراردادی و HSE سازمان

مرحله هشتم: رتبه‌بندی را به تدارکات منتقل کنید.

خروجی HSE زمانی ارزشمند است که در تصمیم‌های تدارکاتی و قراردادی دیده شود.

برای مثال می‌توان سابقه عملکرد HSE پیمانکار را در ارزیابی صلاحیت، انتخاب پیمانکار، تمدید همکاری یا تعیین الزامات نظارتی قراردادهای بعدی لحاظ کرد؛ البته مطابق رویه‌ها و ضوابط مصوب سازمان.

مرحله نهم: روند عملکرد را بررسی کنید، نه فقط رتبه یک ماه را.

ممکن است پیمانکاری در یک ماه امتیاز خوبی بگیرد اما روند عملکرد او در شش ماه گذشته نزولی باشد. بنابراین نمودار روند و سابقه اقدامات اصلاحی می‌تواند از یک امتیاز منفرد اطلاعات بیشتری ارائه دهد.

مرحله دهم: برای پیمانکار برنامه بهبود تعریف کنید.

چک‌لیست کوتاه

• ☐ هدف رتبه‌بندی پیمانکار مشخص است.
• ☐ شاخص‌های پیش‌نگر و پس‌نگر هر دو در ارزیابی وجود دارند.
• ☐ شاخص‌ها متناسب با نوع فعالیت و سطح ریسک انتخاب شده‌اند.
• ☐ عملکرد واقعی در میدان در امتیازدهی لحاظ می‌شود.
• ☐ کیفیت اقدامات اصلاحی بررسی می‌شود، نه فقط تعداد آن‌ها.
• ☐ گزارش شبه‌حادثه و شرایط ناایمن به‌صورت نادرست جریمه نمی‌شود.
• ☐ عملکرد پیمانکاران در CGS، TBS و شبکه بر اساس ریسک فعالیت ارزیابی می‌شود.
• ☐ عملکرد پیمانکاران انبار ادورانت نیز بر اساس خطرات واقعی محیط بررسی می‌شود.
• ☐ معیارهای رتبه‌بندی برای ارزیابان شفاف و یکسان هستند.
• ☐ رتبه پیمانکار به سطح نظارت و برنامه بهبود متصل است.
• ☐ روند چندماهه عملکرد بررسی می‌شود.
• ☐ نتایج ارزیابی به تدارکات و مدیریت قرارداد منتقل می‌شود.

تمرین عملی

پیام کلیدی نهایی

سوالات ارزیابی

۱. چرا تعداد حوادث نباید تنها معیار رتبه‌بندی HSE پیمانکاران باشد؟

زیرا تعداد حوادث می‌تواند تحت تأثیر میزان گزارش‌دهی قرار گیرد و به‌تنهایی نشان‌دهنده کیفیت کنترل ریسک، رفتار ایمن، اقدامات اصلاحی و عملکرد واقعی پیمانکار نیست.

۲. کدام مورد نمونه یک شاخص پیش‌نگر مناسب برای رتبه‌بندی پیمانکار است؟

الف) تعداد حوادث گذشته
ب) شدت حوادث
ج) درصد اجرای مؤثر کنترل‌های تعیین‌شده در بازرسی‌های میدانی
د) تعداد روزهای از دست‌رفته

۳. اگر یک پیمانکار شبه‌حادثه‌های بیشتری گزارش کند، آیا باید الزاماً رتبه HSE او کاهش یابد؟

خیر. باید کیفیت گزارش‌ها، اقدام انجام‌شده، مشارکت کارکنان و روند تکرار شرایط ناایمن بررسی شود. افزایش گزارش‌دهی می‌تواند در برخی شرایط نشانه بهبود فرهنگ گزارش‌دهی باشد.

۴. رتبه‌بندی HSE پیمانکار چگونه باید به تدارکات کمک کند؟

باید اطلاعاتی برای تصمیم‌گیری درباره صلاحیت پیمانکار، سطح نظارت، برنامه بهبود، ادامه همکاری یا انتخاب پیمانکار در قراردادهای بعدی فراهم کند؛ مطابق ضوابط و فرآیندهای مصوب سازمان.

۵. کدام گزینه نشان‌دهنده یک سیستم رتبه‌بندی بالغ‌تر است؟

الف) رتبه‌بندی فقط بر اساس مدارک HSE
ب) رتبه‌بندی فقط بر اساس حوادث
ج) رتبه‌بندی بر اساس ترکیبی از عملکرد میدانی، شاخص‌های پیش‌نگر و پس‌نگر، کیفیت اقدامات اصلاحی و متناسب با ریسک فعالیت
د) رتبه‌بندی بر اساس نظر شخصی مدیر